הניהול הפרואקטיבי - הלכה למעשה

הם ישבו מולי, קבוצת מנהלים בכירים, רובם בעלי וותק ניהולי מרשים ושלפו תשובות בקצב מסחרר:

"ניהול זה לגרום לאנשים לבצע פקודות", "מנהל צריך להיתפס כסמכות מקצועית", "מנהל צריך לסגור פערים במשימות", "מנהל צריך לדעת כיצד לגשת לכל אחד מהעובדים"…

שלל תשובות קיבלתי לשאלה אחת (פשוטה?) שהעלתי במסגרת סדנת הניהול שאני מעביר בארגון:

מה זה בעצם ניהול?

אנסה במאמר זה להשיב על שאלה זו ולהציע עקרונות יישומיים לניהול פרואקטיבי.

האם מנהל יכול לנהל פרוייקט שאינו מבין בו?

ראובן, אחד המנהלים השיב בחיוב והמחיש זאת באמצעות חוויה אישית שעבר כשהחליט לנהל את הבנייה של ביתו. הוא, שלא מבין בבניית בתים, שכר קבלן וכשחש שהוא מאבד שליטה בלו"ז, בנה עמו גאנט מפורט. הקבלן אימץ אותו, פעל לפיו וראובן קיבל עדכון שוטף על העמידה בו.

"האם ניתן ללמוד מכך שתכנון חיוני לניהול?", שאלתי ומשנעניתי בחיוב הצפתי שאלה נוספת:

"האם תוכל לנהל את עוזרת הבית אם אתה לא זה שמנקה?"

בדיחות, תשובות מתחמקות ואמירות ציניות מילאו את חדר הישיבות.

מבטי נתקל ברווית, מזכירת המחלקה שישבה בשקט בפינת החדר והפניתי אליה את השאלה:

"איך מנהלים עוזרת?"

רווית הציעה ארבעה שלבים:

  1. לתאם איתה מה עליה לעשות ואיך – תיאום ציפיות.

  2. לתכנן איתה מתי עושה כל אחת מהמטלות – תכנון שלבי עבודה.

  3. לקבוע איתה סדר יום מוגדר – הגדרת לו"ז.

  4. לבדוק איך היא מבצעת את המשימות – מעקב אחרי ביצוע.

האדם היחיד שאינו מנהל בקבוצה הזו, השכיל להסביר לנו במדוייק מה זה ניהול: ניהול הינו למעשה טיפול ושליטה במידע.

אם כך, כיצד יקבל המנהל מידע?

ישנן שלוש חלופות לקבלת מידע :

  • מיקרומנג'מנט : המנהל בודק באופן תדיר איך מתקדמת המשימה. הוא יורד לפרטים, זוכה במידע, אך מעביר לעובד מסר: ״לא סומך עליך!״. מחיר חלופה זו: ירידה במוטיבציה של העובד, ועמה גם ההתלהבות וחדוות העשייה.

  • "שגר ושכח" : המנהל אינו בודק איך מתקדמת המשימה ומצפה מהעובד לתוצאות. הסיכון בחלופה זו: המנהל לא יוכל למנוע כשל במשימה, ולא יוכל לממש את אחריותו לביצועי העובד ולמשימה. אם העובד לא יבצע כראוי את המשימה, נגלה זאת רק בסוף התהליך ומחיר הטעות יהיה גבוה.

  • עבודת צוות : המנהל מצפה מעובד ליזרים לו מידע על התקדמותו במשימה, והעובד מקבל את האחריות לשתף את המנהל במידע באופן שוטף. בחלופה זו המנהל מעודכן במידע ויכול לייעץ, להתערב, או לשנות כיוון בזמן אמת ובכך לממש את אחריותו המיניסטריאלית ולתרום להצלחת העובד.

מהתיאוריה לפרקטיקה:

הכלי למימוש עבודת צוות הוא שגרות ניהול . שגרת ניהול היא מסגרת זמן קבועה מראש עם סדר יום ידוע. זו מסגרת שלתוכה יוצקים את המידע: השאלות, הדילמות, החלופות והפתרונות ומקבלים החלטות.

העובד מתכונן ומביא דוחות, מידע וידע על פעילותו. דילמות שנתקל בהן, והאופן שבו בחר להתמודד, שאלות פתוחות שנותרו לו שעליהן הוא מצפה לתשובה או החלטה.

המנהל מביא איתו שאלות, וידע רלוונטי שיכול לתרום לעובד.

מסגרת זו מאפשרת לנהל דיאלוג אפקטיבי שמייצר את עבודת הצוות בין העובד למנהל.

בהעדר שגרת ניהול כזו עלול שגרת היום לכרסם בעבודת הצוות. העובד והמנהל עסוקים כל אחד במשימותיו, ולא תמיד מתפנים לדבר זה עם זה. וכתוצאה מכך עלול להיווצר ביניהם נתק של מידע. כתוצאה מזה המנהל יכול להתדרדר לתוך מיקרומנג'מנט מתוך תחושה שהוא חייב להחזיר לעצמו את השליטה על המידע, או להתנתק מהניהול ולקוות לטוב.

לסיכום:

ניהול פרואקטיבי, משמעו טיפול ושליטה במידע. שליטה זו מושגת באמצעות שגרות ניהול המקדמות את זרימת המידע ותומכות בקיום דיאלוג מתמיד. תהליך זה הוא התשתית לעובד לקבלת אחריות על ניהול משימותיו, ולמנהל לממש את אחריותו על ביצועי העובד.

כל הזכויות שמורות © הדר קנטור מייסד חברת BKM ומוביל הגישה הפרו-אקטיבית לניהול

הדר קנטור
  • White LinkedIn Icon
  • White Google+ Icon
  • White Facebook Icon
  • White Google Places Icon