גלגל התנופה מהו גלגל התנופה הפרו-אקטיבי וכיצד הוא משפיע על התרבות הארגונית? גלגל התנופה הפרו-אקטיבי הוא סט כלים, המיועד לסייע למנכ"ל לייצר סדר יום, שסביבו הוא יוכל להטמיע את התרבות הארגונית הרצויה. ראשית על המנכ"ל להגיע להחלטה לאן הוא רוצה לקחת את הארגון ואלו סטנדרטים ניהולים של ערכים ברצונו להטמיע. …
גלגל התנופה הפרו-אקטיבי הוא סט כלים, המיועד לסייע למנכ"ל לייצר סדר יום, שסביבו הוא יוכל להטמיע את התרבות הארגונית הרצויה. ראשית על המנכ"ל להגיע להחלטה לאן הוא רוצה לקחת את הארגון ואלו סטנדרטים ניהולים של ערכים ברצונו להטמיע. הוא חייב לבחור ביתרון היחסי אותו הוא רוצה להעניק לארגון שלו על פני המתחרים ולהחליט כיצד לבדל את הארגון מארגונים אחרים. כך למשל על המנכ"ל להחליט האם אם הוא רוצה לשמר את הארגון שלו כארגון ממוקד לקוח? או האם ברצונו למתג את הארגון ככזה שלא מתפשר על נושא איכות? או אולי לקבל החלטה על הורדת רמת התאונות לאפס? כדי להצליח להטמיע את החזון, נדרש שכל אחד מהעובדים בארגון יקבל עליו לפעול בהתאם. סדר יום ארגוני כדי לעשות זאת יש צורך לקבוע סדר יום ארגוני שיאפשר לאמן את העובדים בארגון. כך לדוגמא בצבא, באמצעות סדר יום ארגוני מצליחים להפוך את הטירון לחייל המבצע פעולות שהוא לא מורגל להם. בסיום הטירונות החייל ידע להפעיל נכון את הנשק, יתלהב לבצע משימות מסובכות העלולות לפגוע בבריאותו ואפילו לסכן את חייו. חייל כזה, מגיע לצבא מבית חם ומתיכון מפנק, ולא ינק מילדות את ערכי הצבא. הצבא פשוט מכניס את החייל מהרגע הראשון לסדר יום, שעל ציר זמן, הופך את הטירון ללוחם מיומן ומחויב, המסוגל לפעול כחלק מצוות וממחלקה.
השליטה בסדר היום של העובדים, הוא המשאב העיקרי שיש למנכ"ל. בסדר היום הזה, כל עובד נדרש לבצע פעולות מקצועיות בהתאם למומחיותו, לייצר, לספק חומרים, לשווק, למכור, לפתח וכ"ו. באופן טבעי, מרבית הארגונים לא מטפלים בצד של המחויבות והמיומנות. מעט מאד ארגונים מלמדים לנהל ועוד פחות מהם מטפלים במחויבות של העובדים ובצד הרגשי, המשפר את היכולת של העובדים להיות חלק מתרבות ארגונית, שתבטא את הארגון ותשיג את היעדים שהמנכל הגדיר.
כך לדוגמא, אם הגיע עובד חדש למפעל. אחרי שהוא עבר את סדרת הראיונות וקיבל את כל ההנחיות האדמיניסטרטיביות, הכלי הפרו-אקטיבי הראשון שהוא יפגוש תהיה אוריינטציה לבטיחות. מדובר במערכת של הכשרות, האורכת כמה שעות או ימים, שבמסגרתה העובד עובר הדרכה משולבת בדיונים על מערכת הסיכונים, נקודות התורפה והסטנדרטים המצופים ממנו להתנהגות בטיחותית.
עוד לפני שהעובד יכנס לפעילות ולפני שיפגוש את המסועים, שמהם עלולות לפול אבנים או את המדרגות שעליהן ניתן להחליק, הוא ישתתף בדיון בטיחות, יראה שקפים ויספוג את הכללים והציפיות של הממונים עליו לגבי הבטיחות והכרת הסביבה של הארגון.
כאשר העובד מגיע לעבודה, עוד לפני תחילת יום העבודה הוא ישתתף במפגש בוקר של המשרד, קו הייצור או עובדי המכירות. במהלך המפגש, המנהל הישיר יפנה אליו ולחבריו לעבודה וישאל אותם מה קרה אתמול בתחום הבטיחות ואלו תרחישים מצפים במהלך היום העלולים להתפתח לתאונה? לאחר מכן, העובד ימלא טופס שבו יתאר בתמצית מה המשימה המוטלת עליו? אלו תרחישים לתאונה יכולים להתרחש במשך המשימה? ומהי הדרך הנכונה לפעול מול נקודות התורפה כדי של תתפתח תאונה?
זיהוי נקודות תורפה
המנהלים בארגון שכזה, ישוחחו פעם ביום עם עובד בשטח על נקודות תורפה בסביבת העבודה. בשיחה הזאת לומד המנהל לקיים דיאלוג. במקום לפגוש מנהל שמבקר אותו, פוגש העובד מנהל שלומד יחד אתו את נקודות התורפה. השיחה צריכה להיות חוויה עבור העובד והמנהל צריך ללמוד לתת כבוד לעובד.
בכל מקום שעובדים יש גם אירועים של תאונה או כמעט תאונה, תקלה ושיבוש במערכת העבודה הרגילה. בכל מקרה שכזה יש צורך לקיים ניתוח אירוע. המנהל יבצע למידה ולא יחפש את האשם בתקלה או בתאונה. הוא ישאל שאלות כגון: מה קרה? מה עלול היה לקרות במערכת העובדות שהתרחשה? אלו תרחישים עלולים היו להתפתח? מה עשו האנשים המעורבים? בארגון פתוח, ששאלות כאלו אינן מובילות להענשה אלא ללמידה, העובדים כמעט מתחרים על הזכות להציף את השגיאות שלהם, כדי לזכות בהכרה של מנהל, שמעריך את יושרתם ולומד ועוזר לכולם ללמוד.
את ניתוח האירוע צריך לעשות באווירה שוויונית לא שיפוטית, שבה מנהלים לומדים לכבד עובדים ששגו. בסוף התהליך מפיקים לקחים. כל אחד מציג את הלקחים שלו מול גורמי השורש שהוא זיהה אצל עצמו. אם מנהל הצליח פעם בשבוע לעשות ניתוח אירוע מצטברים בארגון הרבה ניתוחי אירוע שהם מוקדי ידע שאותם ניתן לחלק עם אנשים אחרים בארגון.
פעם בשבוע יקיים מנהל מחלקה מפגש פרו-אקטיבי לעובדי המחלקה, שבו יציגו האנשים שהשתתפו בניתוחי האירוע ויקיימו דיון בניתוח אירוע אחד או שניים כדי לחלק את הידע שנצבר ואת התובנות והלקחים שהופקו עם יתר עובדי המחלקה.
את כל זה אפשר להמשיל לגלגל תנופה הנמצא על מכונה גדולה. תפקיד הגלגל הוא לייצר תנועה רציפה של מנוע. התכונה העיקרית של גלגל התנופה היא, שצריך הרבה אנרגיה כדי להניע אותו ומעט תנועה כדי לשמר אותו. כך גם, בפעם ראשונה שמנסים לשכנע עובד או מנהל לקיים ניתוח אירוע מדובר במשימה לא קלה. הנעת גלגל תנופה פרו-אקטיבי היא תהליך קשה ותובעני, שנועדה להטמיע את סט הכלים בסדר היום, שמטרתו לייצר תרבות ולהגשים אותה.